フリーランスの領収書の管理方法を教えます
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フリーランスを悩ませる問題の1つに「確定申告」があります。毎年の収支を計算して所得を算出する。それだけでもめんどうな作業ですが、フリーランスの場合は確定申告書や青色申告決算書など、提出する書類が多いことも大きな負担となっています。
そして確定申告書や青色申告決算書を作成するためには、その年の支出を証明するための「領収書」が欠かせません。この記事では、フリーランスにとっての領収書の管理方法について紹介していきます。
領収書はなぜ必要？ 保管の重要性を再確認
スーパーやコンビニエンスストアなどで「領収書をください」と依頼しているお客さんを一度は見たことがあるでしょう。では、なぜ領収書は必要になるのでしょうか？
フリーランスが確定申告を行う目的は、最終的には「納税額」を知ることにあります。その年にいくら税金を納めればいいのかを決めるために、売上から経費を差し引いた「所得」を確定する必要があるんですね。
この所得を算出する際の「経費」の計算に用いられるのが、領収書というわけです。
仮に1年間で100万円の売り上げがあったとして、50万円の経費がかかっていれば所得は50万円。税率を20%とすると、納税額は10万円ということになります。一方、80万円の経費がかかったとなると、所得20万円、税金は4万円に削減することが可能になります。
こうやって考えてみるとわかりますが、普通のフリーランスならどんどん経費を増やして所得を減らし、支払う税金を減らそうとするモチベーションが生まれます。高級外車を社用車として購入して経費計上するのはいわゆる「節税」ですが、架空の経費を計上して所得を減らそうと試みるのは「脱税」にあたります。
万が一税務署に経費について指摘された際に、しっかりと領収書を保存してあれば「こういう目的で使ったお金ですよ」と説明できます。しかし領収書を保存していないと、最悪の場合は脱税が疑われてペナルティを課される可能性が出てきます。
したがって、領収書をしっかり保存しておくことは非常に重要なんですね。経費を支払った証拠となる領収書が手元にあれば、堂々と経費として計上して節税できますし、税務調査の際に痛くもない腹を探られることがなくなります。
ちなみに、フリーランスの領収書の保管方法としてよくあるのが、「レシートではダメで、領収書をもらわないといけない」という勘違いです。実際の税務調査では、購入したものが不明な領収書よりも、しっかりと品目が記載されているレシートの方が信頼性が高まるほどです。
お店で領収書の発行をお願いするのには時間や手間もかかるので、無理に領収書を集めようとしなくても構いません。その代わり、レシートはしっかりと保管してとっておくようにしましょう。
領収書を管理・整理方法 アナログ編
では、その領収書やレシートをどのように保存するべきなのでしょうか？まずは紙の領収書・レシートをアナログに管理する方法を紹介します。
フリーランスの領収書・レシートの管理には、安価な茶封筒を活用するのがおすすめです。角二サイズくらいの大きさの茶封筒をまとめ買いしておき、1か月ごとに領収書・レシートをまとめて封筒に入れておけばOK。
月が変わったら新しい茶封筒を用意して、そこに放り投げておく。12か月分がたまったら、ファイルボックスなどにまとめて収納しておけば、1年間の領収書・レシートを確実に保存しておくことができます。
もし「もっと細かく分けたい」というのであれば、ワンサイズ小さな茶封筒も用意して、「通信費」「光熱費」「地代家賃」などと費目別に小分けするのもおすすめです。こうしておけば、年末になって確定申告を行う際にも見分けやすく、手間を減らすことができます。あるいは、取引先ごとに領収書・レシートを小分けしてもいいですね。
ただし管理が煩雑になって「めんどくさいからもういいや」となってしまっては元も子もありませんので、めんどうに感じるようなら月ごとにまとめるだけの管理方法に戻すようにしてくださいね。
領収書を管理・整理方法 デジタル編
封筒などを使って紙の領収書・レシートを保存するのって、かなり手間な作業ですよね。「カメラで撮影して、デジタルで保存できたらいいのに」と思うフリーランスの方も多いはず。
実は2017年の「電子帳簿保存法」改正により、デジタルで領収書・レシートを管理することが可能になったんです。これにより紙の領収書・レシートをわざわざ保存する必要がなくなり、保管スペースや管理の手間を削減することが可能になりました。
ただし、勝手にデジタルで領収書・レシートを保存していいというわけではありません。アナログでの保管をやめたいと考えるなら、その3か月前までに税務署に申請する必要があるからです。その際には、指定の申告書を書いて提出すればいいだけなので、難しいことではありません。
税務署から許可がおりたら、500万画素以上のカメラを利用して領収書・レシートを撮影し、保管すればOK。スマホのカメラを利用できる可能性もありますので、事前にスペックを確認しておきましょう。なお、デジタル保存の際には、3日以内に「タイムスタンプ」をつける必要がありますのでご注意を。
デジタル保存を行えば、領収書・レシートを紛失するリスクがなくなります。事務処理の手間が減って本業にかけられる時間が増え、生産性が高まる効果も期待できるでしょう。
なお、領収書・レシートをデジタル保存する際には、クラウド会計ソフトを使うのが便利です。「MFクラウド経費」「freee」といったツールを使うことで、スマホやパソコンから領収書・レシートを読み取ったり、銀行口座・クレジットカードと連携して自動で経費を計算してくれる機能も利用することができます。
確定申告の作業も効率化することができるので、Excelや手作業で経費を管理しているという方は、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
領収書はいつまで保管する？
「その年の確定申告が終わったら、もう領収書は処分してもいいよね」と考えるフリーランスは多いですが、実は領収書・レシートには一定の保管期限が定められています。確定申告の際に「白色申告」を選択している場合は5年、「青色申告」を選択している場合には7年間保管しておかなければなりません。
保管期限内に税務調査が入ったりした場合には、証拠書類として領収書・レシートが求められることもありますので、すぐに提出できる状態で保管しておきましょう。アナログ方式で保存していると、特定の領収書・レシートを探すのが手間になったりしますが、デジタルで保存しておけばそうした作業からも解放されます。
その意味でも、導入に抵抗がなければデジタル方式での保存方法を選ぶべきと言えます。領収書・レシートの管理に不安がある場合にも、デジタル保存を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ：保存しておけば節税につながる
フリーランスにとっての領収書・レシートは、その年の経費や所得を証明する大切な書類です。しっかりと保存しておけば節税につながりますし、税務調査の際に余計な心配をすることもありません。
ただ、紙の領収書やレシートを手作業で保存するというのは、めんどうに感じる方も多いはず。その場合には、あらかじめ税務署に申告してデジタル方式で保存するというのも1つの手段です。
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